Kto ma dostęp do Twojej strony? Lista, którą warto mieć, zanim będzie potrzebna

Salon kosmetyczny w Pruszkowie zniknął z internetu w środę po południu. Nie było włamania ani awarii serwera. Wygasła domena, a przypomnienie o odnowieniu poszło na adres praktykantki, która skończyła staż dwa lata wcześniej. Właścicielka dowiedziała się o wszystkim od klientki, która nie mogła się dodzwonić, bo razem ze stroną padła też poczta na tej samej domenie.

Odzyskanie adresu zajęło jedenaście dni i kosztowało czterysta złotych opłaty za przywrócenie z okresu kwarantanny. Cała ta sytuacja miała jedną przyczynę i nie była nią technika. Nikt nigdy nie spisał, na jakich kontach stoi firma i kto ma do nich hasła. Taka lista zajmuje jedno popołudnie, a potrzebna bywa dokładnie wtedy, gdy nie ma czasu jej robić.

Siedem kont, z których składa się obecność firmy w sieci

Właściciele zwykle myślą o tym jak o jednej rzeczy: „mam stronę”. Naprawdę to kilka niezależnych usług u różnych dostawców, często założonych przez różne osoby w różnych latach.

Konto	Co daje	Co się dzieje bez dostępu
Domena u rejestratora	adres, pod którym znają Cię klienci	po wygaśnięciu znika strona i poczta naraz
Hosting lub serwer	miejsce, gdzie leżą pliki strony	strona przestaje się otwierać, kopie zostają u kogoś innego
Panel strony albo edytor	zmiana cennika, godzin, zdjęć	każda literówka wymaga pośrednika
Poczta na domenie	korespondencja z klientami	tracisz historię zapytań i ofert
Profil Firmy w Google	mapa, opinie, godziny otwarcia	ktoś inny decyduje o tym, co widać w wyszukiwarce
Analityka i Search Console	dane o ruchu i frazach	liczenie efektów zaczyna się od zera
Profile w social mediach	kontakt ze stałymi klientami	strona firmowa potrafi wisieć na prywatnym koncie byłego pracownika

Rzadko traci się wszystko naraz. Zwykle sypie się jedna pozycja z tej listy, w najgorszym możliwym momencie, i okazuje się, że osoba, która to zakładała, nie pracuje już w firmie albo przestała odbierać telefon.

Właściciel to nie to samo co osoba z hasłem

To rozróżnienie ratuje najwięcej sytuacji, a prawie nikt go nie zna, dopóki nie zrobi się gorąco.

W domenach właścicielem jest abonent, czyli podmiot wpisany w rejestrze. Osoba, która zna login do panelu rejestratora, jest tylko administratorem i przy sporze przegrywa z abonentem. W Profilu Firmy w Google role dzielą się na właściciela i menedżera: menedżer może wszystko oprócz jednej rzeczy, czyli odebrania dostępu komuś innemu. W Analytics i Search Console działa to analogicznie, bo uprawnienie administratora nadaje i odbiera dostępy, a zwykły użytkownik tylko ogląda.

Jest prosty test, który zadziała na każdej z tych usług. Zaloguj się i sprawdź, czy potrafisz z listy użytkowników usunąć kogoś innego. Jeśli tak, jesteś w tym koncie stroną decydującą. Jeśli nie widzisz nawet takiej listy, masz dostęp z czyjejś łaski i możesz go stracić w każdej chwili.

Domena: sprawdzenie na pięć minut

Wejdź na wyszukiwarkę WHOIS swojego rejestratora (dla końcówek .pl jest to dns.pl) i wpisz swój adres. Interesuje Cię pole abonenta. Zobaczysz tam dane swojej firmy, dane wykonawcy albo informację o ukryciu danych osobowych, co przy jednoosobowych działalnościach jest normą. W tym trzecim przypadku poproś rejestratora o potwierdzenie abonenta na podstawie faktury, którą płaciłeś.

Jeśli w polu abonenta jest wykonawca, nie panikuj i nie pisz wypowiedzenia tego samego wieczoru. Przepisanie abonamentu to zwykle formalność na jeden formularz, o ile rozmawiacie w spokojnych czasach. Kolejność działań, gdy relacja już się popsuła, rozpisałem osobno we wpisie o tym, jak przenieść stronę do innego wykonawcy.

Tabela, którą warto mieć

Spis dostępów nie musi być ładny, musi istnieć i być aktualny. Dla każdej usługi zanotuj sześć rzeczy: nazwę dostawcy, adres panelu logowania, na kogo formalnie zapisane jest konto, login, miejsce przechowywania hasła i datę kolejnej opłaty. Siódma kolumna, często pomijana, jest najciekawsza: kto jeszcze ma tu dostęp.

Miejsce na hasła to menedżer haseł, na przykład Bitwarden albo 1Password. Nie kartka pod klawiaturą, nie plik hasla.xlsx na pulpicie i nie notatki w telefonie, który da się zgubić na parkingu. Menedżer haseł ma dwie zalety, których żadne z tych rozwiązań nie da: pozwala udostępnić wybrane hasło konkretnej osobie bez wysyłania go SMS-em i pokazuje, komu to zrobiłeś.

Do tego jedna rzecz z kategorii niewygodnych. Ktoś zaufany poza Tobą, wspólnik albo ktoś z rodziny, powinien wiedzieć, jak dostać się do tego menedżera. Firma jednoosobowa, w której hasła zna wyłącznie właściciel, ma pojedynczy punkt awarii i tym punktem jest człowiek.

Firmowa skrzynka zamiast prywatnego adresu

Powtarzalny scenariusz z małych firm wygląda tak. Recepcjonistka zakłada Profil Firmy w Google na swoje prywatne konto Gmail, bo tak było szybciej. Po roku zmienia pracę, a razem z nią odchodzi jedyna osoba, która może edytować godziny otwarcia i odpowiadać na opinie. Odzyskiwanie profilu przez formularz Google trwa tygodniami i bywa bezskuteczne.

Konta firmowe zakładaj na adres, który należy do firmy, na przykład biuro@twojafirma.pl. Taki adres zostaje z firmą niezależnie od rotacji ludzi, a Ty w każdej chwili możesz zmienić do niego hasło. Jak to uruchomić i ile kosztuje, opisałem we wpisie o poczcie firmowej na własnej domenie. Przy okazji: to samo dotyczy adresu kontaktowego w rejestratorze domeny, bo właśnie tam przychodzą przypomnienia o wygaśnięciu.

Jak poprosić wykonawcę o dostępy

Nie trzeba tego robić w tonie zapowiedzi rozstania. Wykonawcy, którzy pracują uczciwie, uznają taką prośbę za normalną, bo sami wolą klienta, który wie, co ma.

Napisz krótko, że porządkujesz dokumentację firmy, i poproś o cztery rzeczy: potwierdzenie, kto jest abonentem domeny, uprawnienia administratora w Analytics i Search Console, rolę właściciela w Profilu Firmy i kompletną kopię strony ze zdjęciami w oryginalnej rozdzielczości.

Czego nie musisz dostać i o co nie ma sensu się spierać: dostęp do serwera na poziomie administratora, konta w narzędziach wykonawcy i licencja na komercyjny szablon, jeśli była kupiona na jedno wdrożenie. Jeśli natomiast odpowiedzią na prośbę o abonament domeny jest milczenie albo odmowa, masz odpowiedź na pytanie, które być może już sobie zadawałeś.

Druga połowa problemu: daty

Dostępy to jedno, opłaty to drugie. Domena wygasa co roku i nikt Cię nie wybudzi telefonem, jeśli e-mail poszedł w próżnię. Odnowienie domeny .pl to dziś rząd wielkości stu dwudziestu złotych rocznie, co oznacza, że kwota jest na tyle mała, by wypaść z głowy, i na tyle ważna, że jej brak zdejmuje firmę z internetu.

Wpisz do kalendarza trzy powtarzalne przypomnienia: odnowienie domeny, opłata za hosting i przegląd całej listy dostępów raz do roku, najlepiej przy okazji rozliczenia rocznego. Włącz automatyczne odnawianie u rejestratora, ale sprawdź, czy karta podpięta do tego mechanizmu nie wygasła, bo to najczęstsza przyczyna nieudanego auto-odnowienia. Co właściwie kupujesz w każdej z tych pozycji, tłumaczę w tekście o hostingu, domenie i SSL po ludzku.

Jak to wygląda u nas

W Sitario ta układanka jest mniejsza z założenia. Domenę rejestrujemy na Twoje dane, więc abonentem jesteś Ty, a nie my. Komplet źródeł strony pobierzesz z panelu jednym kliknięciem i postawisz gdziekolwiek, także wtedy, gdy zdecydujesz się odejść. Treści zmieniasz sam w edytorze, więc nie ma trzeciej osoby trzymającej hasło do Twojego cennika. Strona firmowa kosztuje 249 zł jednorazowo razem z pierwszym rokiem hostingu, a odnowienie od drugiego roku zaczyna się od 149 zł za rok.

Uczciwie: to skraca listę, ale jej nie likwiduje. Profil Firmy w Google, konta w social mediach i skrzynki pocztowe pozostają po Twojej stronie, bo są Twoje i tak ma być. Tabelę z dostępami i tak musisz prowadzić, tylko ma w niej mniej wierszy.

Od czego zacząć dziś

Zarezerwuj jeden wieczór i zrób cztery rzeczy po kolei. Sprawdź w WHOIS, kto jest abonentem Twojej domeny. Zaloguj się do Profilu Firmy w Google i zobacz, czy widnieje tam Twoja rola właściciela. Załóż menedżer haseł i przepisz do niego wszystko, co znajdziesz po drodze. Wpisz do kalendarza daty odnowień.

Jeśli po tym wieczorze okaże się, że czegoś nie masz, to dobra wiadomość. Dowiadujesz się o tym w spokojny czwartek, a nie w dniu, w którym klientka mówi, że strona się nie otwiera.